KI-Meeting-Notizen für Google Meet & Zoom einrichten

Wenn du Notion für ein Team verwaltest, kannst du Meeting-Notizen für alle einrichten, statt jede Person darum zu bitten, das selbst zu tun. Dieser Artikel richtet sich an Workspace-Besitzer/-innen und IT-Admins. Jede Person im Team startet die Transkription weiterhin selbst und ist dafür verantwortlich, die Zustimmung einzuholen.

• Dein Team benötigt Zugriff auf KI-Meeting-Notizen, die im Business- und Enterprise-Plan enthalten sind.

• Die Mitglieder richten weiterhin ihre eigenen Geräte ein und beheben ihre eigenen Probleme. Erfahre, wie du das KI-Meeting-Notizen-Add-on für Google Meet einrichtest und KI-Meeting-Notizen für Zoom einrichtest.

Workspace-Besitzer/-innen und IT-Admins können das Add-on über die Google Admin-Konsole für alle im Workspace installieren, sodass niemand es selbst hinzufügen muss.

1. Melde dich in der Google Admin-Konsole an.

2. Gehe zu Geräte → Chrome → Apps & Erweiterungen → Nutzer & Browser.

3. Wähle die +-Schaltfläche in der unteren Ecke und dann Aus dem Chrome Web Store hinzufügen.

4. Wähle Nach ID suchen in der oberen rechten Ecke und füge die Erweiterungs-ID ein: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Wähle Auswählen, um die Erweiterung hinzuzufügen.

6. Setze die Richtlinie auf Erzwungene Installation oder Erzwungene Installation + an Browser-Symbolleiste anheften.

Nur die transkribierende Person benötigt das Add-on. Nach der Installation erscheinen beim nächsten transkribierten Google-Meet-Anruf der angeheftete Chat-Hinweis und die Aufzeichnungsanzeige. Im Transkript wird jede sprechende Person gekennzeichnet.

Um die Zoom-Namen der Personen im Transkript anzuzeigen, benötigt Notion eine Mac-Berechtigung namens Bedienungshilfen. Sie ermöglicht es Notion, die Zoom-Teilnehmerliste zu lesen und in der Zoom-App auf dem Mac zu sehen, wer gerade spricht. Notion zeichnet weder den Bildschirm auf noch liest es den Zoom-Chat.

Normalerweise erteilt jede Person diese Berechtigung, wenn sie Zoom-Sprecherkennzeichnungen zum ersten Mal aktiviert. Wenn du die Macs des Teams mit einem Tool zur Geräteverwaltung (Mobile Device Management, MDM) verwaltest, kannst du die Berechtigung vorab genehmigen, damit keine Berechtigungsabfrage erscheint.

Lade dieses Konfigurationsprofil in dein MDM-Tool hoch und stelle es auf den Macs bereit, die Zoom-Sprecherkennzeichnungen erhalten sollen. Sobald es installiert ist, hat Notion Zugriff auf die Bedienungshilfen und die Personen werden nicht aufgefordert, diese zu aktivieren.

notion-accessibility.mobileconfig

Wenn du das Profil stattdessen direkt in den Einstellungen deines MDM-Tools anlegen möchtest, erstelle ein Profil für Privacy Preferences Policy Control (PPPC) mit diesen Werten:

• Identifikator:notion.id

• Identifikatortyp: Bundle ID

• Code-Anforderung:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Dienst: Bedienungshilfen

• Zugriff: Erlauben

Unter macOS 27 kann MDM die Bedienungshilfen nicht selbst aktivieren. Stelle stattdessen eine Deklaration für die Standardeinstellungen der App-Datenschutzberechtigungen (Declarative Device Management) bereit. Wenn jemand Notion nach der Installation zum ersten Mal öffnet, zeigt macOS die Begründung deiner Organisation an und bittet um die Erlaubnis für den Zugriff.

Stelle die unten aufgeführten Einstellungen als benutzerdefinierte Deklaration bereit. In deinem MDM-Tool muss sie auf Benutzerebene und für Macs mit macOS 27 oder neuer konfiguriert sein. Der Schlüssel muss die Code-Anforderung von Notion exakt wie dargestellt enthalten, da macOS ihn sonst ignoriert. Du kannst den Text für OrganizationJustification ändern.

notion-accessibility-permission-defaults.json

In Jamf kannst du dieselbe Deklaration unter Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults mit diesem Schlüssel erstellen:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Die Jamf-Schritte findest du unter Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Wenn jemand Notion geöffnet hat, bevor die Deklaration auf dem Mac angekommen ist, zeigt macOS die Berechtigungsabfrage nicht an. Damit sie beim nächsten Öffnen von Notion erscheint, führe tccutil reset All notion.id auf diesem Mac aus. Dadurch werden alle Datenschutzberechtigungen von Notion auf diesem Mac zurückgesetzt, auch der Mikrofonzugriff. macOS fragt dann erneut nach diesen Berechtigungen.

Das bewirkt die vorab erteilte Berechtigung – und das nicht:

• Das bedeutet, dass Mitglieder die Mac-Berechtigungsabfrage nicht sehen.

• Sie holt keine Zustimmung von Meeting-Teilnehmenden ein. Dein Team ist weiterhin dafür verantwortlich, die Zustimmung einzuholen.

• Sie aktiviert Sprechernamen nicht von selbst. Jede Person muss Für Zoom aktivieren unter Einstellungen → Meeting-Notizen → Voreinstellungen weiterhin selbst aktivieren.

Notion kann automatisch eine Benachrichtigung im Anruf-Chat posten, wenn jemand mit der Transkription beginnt, damit die Teilnehmenden wissen, dass das Meeting transkribiert wird. Du legst fest, wie das für dein Team funktioniert.

• Automatisierte Chat-Nachricht in Videoanrufen: standardmäßig für alle Mitglieder in Google Meet- und Zoom-Anrufen aktiviert. Mitglieder können sie für sich selbst deaktivieren, sofern Workspace-Besitzer/-innen sie nicht vorschreiben.

• Für alle vorschreiben: Gehe zu Einstellungen → Meeting-Notizen und aktiviere Zustimmung für alle Workspace-Mitglieder erzwingen. Wenn du die Chat-Nachricht vorschreibst, können Mitglieder sie nicht deaktivieren.

• Organisationsweit festlegen: Organisations-Besitzer/-innen mit Enterprise Plan können dies für jeden Workspace über die Organisationskonsole unter Sicherheit → Notion AI festlegen.

Mitglieder können unter Einstellungen → Meeting-Notizen → Voreinstellungen selbst prüfen, ob jede Einrichtung funktioniert hat.

• Google Meet: Öffne das Add-on über die Chrome-Symbolleiste. Der Status sollte Verbunden lauten. In der Google-Meet-Zeile steht Für Google Meet installiert, sobald Notion das Add-on erkennt.

• Zoom: In der Zoom-Zeile steht Für Zoom aktiviert, sobald die Berechtigung erteilt wurde. Wurde die Berechtigung deaktiviert, lässt sie sich dort über Für Zoom aktivieren wieder aktivieren. Die Namen erscheinen beim nächsten transkribierten Zoom-Anruf.