Thiết lập AI Meeting Notes cho Google Meet & Zoom

Nếu quản lý Notion cho một nhóm, bạn có thể thiết lập tính năng Ghi chép cuộc họp cho mọi người thay vì yêu cầu từng người tự làm. Bài viết này dành cho chủ sở hữu không gian làm việc và quản trị viên CNTT. Mỗi thành viên trong nhóm vẫn tự bắt đầu chép lời và chịu trách nhiệm xin sự đồng ý.

• Nhóm của bạn cần quyền truy cập vào AI Meeting Notes, đi kèm với các gói Business và Enterprise.

• Các thành viên vẫn tự thiết lập thiết bị và tự khắc phục sự cố của riêng họ. Tìm hiểu cách thiết lập tiện ích bổ sung AI Meeting Notes cho Google Meet và thiết lập AI Meeting Notes cho Zoom.

Chủ sở hữu không gian làm việc và quản trị viên CNTT có thể cài đặt tiện ích bổ sung cho mọi người trong không gian làm việc từ Bảng điều khiển quản trị của Google, để không ai phải tự thêm tiện ích này.

1. Đăng nhập vào Google Admin console (Bảng điều khiển quản trị của Google).

2. Đi tới Devices (Thiết bị) → Chrome → Apps & extensions (Ứng dụng và tiện ích mở rộng) → Users & browsers (Người dùng và trình duyệt).

3. Chọn nút + ở góc dưới, rồi chọn Add from Chrome Web Store (Thêm từ Cửa hàng Chrome trực tuyến).

4. Chọn Search by ID (Tìm kiếm theo ID) ở góc trên bên phải rồi dán ID tiện ích mở rộng: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Chọn Select (Chọn) để thêm tiện ích mở rộng.

6. Đặt chính sách thành Force install (Buộc cài đặt) hoặc Force install + pin to browser toolbar (Buộc cài đặt và ghim vào thanh công cụ của trình duyệt).

Chỉ người chép lời mới cần tiện ích bổ sung này. Sau khi họ cài đặt, cuộc gọi Google Meet tiếp theo mà họ chép lời sẽ hiển thị thông báo trò chuyện được ghim và chỉ báo ghi âm, đồng thời bản chép lời sẽ gắn nhãn từng người nói.

Để hiển thị tên người tham gia Zoom trên bản chép lời, Notion cần một quyền trên máy Mac có tên là Accessibility (Trợ năng). Quyền này cho phép Notion đọc danh sách người tham gia Zoom và biết ai đang nói trong ứng dụng Zoom trên máy Mac. Notion không ghi màn hình hay đọc nội dung trò chuyện trên Zoom.

Thông thường, mỗi người sẽ cấp quyền này vào lần đầu tiên họ bật nhãn người nói trong Zoom. Nếu bạn quản lý máy Mac của nhóm mình bằng công cụ quản lý thiết bị (MDM), bạn có thể phê duyệt trước để mọi người không thấy lời nhắc.

Tải hồ sơ cấu hình này lên công cụ MDM của bạn và triển khai cho những máy Mac cần hiển thị nhãn người nói trong Zoom. Sau khi hồ sơ được cài đặt, Notion sẽ có quyền Accessibility (Trợ năng) và mọi người sẽ không được yêu cầu bật quyền này.

notion-accessibility.mobileconfig

Nếu muốn tạo hồ sơ cấu hình ngay trong phần cài đặt của công cụ MDM, hãy tạo hồ sơ Kiểm soát chính sách tùy chọn quyền riêng tư (PPPC) với các giá trị sau:

• Mã định danh:notion.id

• Loại mã định danh: Bundle ID

• Yêu cầu về mã:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Dịch vụ: Accessibility (Trợ năng)

• Quyền truy cập: Allow (Cho phép)

Trên macOS 27, MDM không thể tự bật quyền Accessibility (Trợ năng). Thay vào đó, hãy triển khai khai báo mặc định về quyền riêng tư của ứng dụng (Declarative Device Management). Khi một người mở Notion lần đầu sau khi khai báo được cài đặt, macOS sẽ hiển thị lý do do tổ chức của bạn cung cấp và yêu cầu người đó cho phép truy cập.

Triển khai các cài đặt bên dưới dưới dạng một khai báo tùy chỉnh. Trong công cụ MDM của bạn, cài đặt này phải được giới hạn theo người dùng và giới hạn cho các máy Mac chạy macOS 27 trở lên. Khóa này phải chứa chính xác yêu cầu về chữ ký mã của Notion như được hiển thị, nếu không macOS sẽ bỏ qua khóa này. Bạn có thể thay đổi văn bản OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

Trên Jamf, bạn có thể tạo khai báo tương tự trong Blueprints (Bản thiết kế) → App Settings (Cài đặt ứng dụng) → App privacy permission defaults (Giá trị mặc định của quyền riêng tư ứng dụng) bằng khóa sau:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Đối với các bước trên Jamf, hãy xem Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Nếu ai đó đã mở Notion trước khi khai báo đến được máy Mac của họ, macOS sẽ không hiển thị lời nhắc. Để hiển thị lời nhắc vào lần tiếp theo họ mở Notion, hãy chạy tccutil reset All notion.id trên máy Mac đó. Thao tác này sẽ đặt lại tất cả các quyền riêng tư của Notion trên máy Mac đó, bao gồm cả quyền truy cập micrô, vì vậy họ sẽ được yêu cầu cấp lại các quyền đó.

Dưới đây là những điều việc cấp quyền trước có thể và không thể thực hiện:

• Điều này có nghĩa là các thành viên sẽ không thấy lời nhắc cấp quyền của Mac.

• Việc này không thu thập sự đồng ý từ những người tham gia cuộc họp. Nhóm của bạn vẫn chịu trách nhiệm về việc lấy sự đồng ý.

• Việc này không tự động bật tên người nói. Mỗi người vẫn cần bật Bật cho Zoom trong Cài đặt → Ghi chép cuộc họp → Tùy chọn.

Notion có thể đăng thông báo tự động trong cuộc trò chuyện của cuộc gọi khi có người bắt đầu chép lời, để mọi người biết rằng cuộc họp đang được chép lời. Bạn có thể kiểm soát cách thức hoạt động này cho nhóm của mình.

• Tin nhắn trò chuyện tự động trong cuộc gọi video: được bật theo mặc định cho mọi thành viên trong các cuộc gọi Google Meet và Zoom. Các thành viên có thể tự tắt tính năng này trừ khi chủ sở hữu yêu cầu.

• Yêu cầu đối với mọi người: đi tới Cài đặt → Ghi chép cuộc họp và bật Bắt buộc đồng ý cho tất cả thành viên không gian làm việc. Khi bạn yêu cầu, các thành viên không thể tắt tính năng này.

• Thiết lập trên toàn tổ chức: chủ sở hữu tổ chức trên gói Enterprise có thể thiết lập điều này cho mọi không gian làm việc từ bảng điều khiển tổ chức trong mục Bảo mật → Notion AI.

Các thành viên có thể tự xác nhận từng thiết lập trong Cài đặt → Ghi chép cuộc họp → Tùy chọn.

• Google Meet: mở tiện ích bổ sung từ thanh công cụ Chrome. Trạng thái sẽ hiển thị Đã kết nối. Hàng Google Meet hiển thị Đã cài đặt cho Google Meet sau khi Notion phát hiện tiện ích bổ sung.

• Zoom: hàng Zoom hiển thị Đã bật cho Zoom sau khi quyền được cấp. Nếu ai đó đã tắt quyền, họ có thể bật lại ở đó bằng Bật cho Zoom. Tên sẽ xuất hiện trong cuộc gọi Zoom được chép lời tiếp theo của họ.