Configure as Anotações de reunião com IA para Google Meet e Zoom

Se você gerencia o Notion para uma equipe, pode configurar as anotações de reunião para todos, sem precisar pedir que cada pessoa faça isso. Este artigo é para proprietários de espaços de trabalho e administradores de TI. Cada pessoa da equipe ainda precisa iniciar a própria transcrição e obter o consentimento dos participantes.

• Sua equipe precisa de acesso às Anotações de reunião com IA, disponíveis nos planos Business e Enterprise.

• Os membros ainda precisam configurar os próprios dispositivos e resolver seus problemas. Saiba como configurar o complemento de Anotações de reunião com IA para Google Meet e configurar as Anotações de reunião com IA para Zoom.

Proprietários de espaços de trabalho e administradores de TI podem instalar o complemento para todos no espaço de trabalho pelo painel de administração do Google. Assim, ninguém precisa instalá-lo por conta própria.

1. Entre no painel de administração do Google.

2. Vá para Dispositivos → Chrome → Apps e extensões → Usuários e navegadores.

3. Selecione o botão + no canto inferior e escolha Adicionar da Chrome Web Store.

4. Selecione Pesquisar por ID no canto superior direito e cole o ID da extensão: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Escolha Select para adicionar a extensão.

6. Defina a política como Instalação forçada ou Instalação forçada + fixar na barra de ferramentas do navegador.

Só quem transcreve precisa do complemento. Depois da instalação, a próxima chamada do Google Meet que essa pessoa transcrever exibirá um aviso fixado no chat e um indicador de gravação. A transcrição também identificará cada pessoa que falar.

Para incluir os nomes das pessoas no Zoom na transcrição, o Notion precisa de uma permissão do Mac chamada Acessibilidade. Ela permite que o Notion leia a lista de participantes do Zoom e identifique quem está falando no app Zoom no Mac. O Notion não grava a tela nem lê o chat do Zoom.

Normalmente, cada pessoa concede essa permissão na primeira vez que ativa os rótulos de identificação de quem está falando no Zoom. Se você gerencia os Macs da sua equipe com uma ferramenta de gerenciamento de dispositivos (MDM), pode aprová-la com antecedência para que as pessoas não vejam uma solicitação de autorização.

Envie este perfil de configuração à sua ferramenta de MDM e distribua-o aos Macs que devem identificar quem fala no Zoom. Depois da instalação, o Notion terá acesso à Acessibilidade, sem que ninguém precise ativá-la.

notion-accessibility.mobileconfig

Para criar o perfil nas configurações da sua própria ferramenta de MDM, crie um perfil de Controle de Política de Preferências de Privacidade (PPPC) com estes valores:

• Identificador:notion.id

• Tipo de identificador: ID do pacote

• Requisito de código:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Serviço: Acessibilidade

• Acesso: Permitir

No macOS 27, o MDM não pode ativar a Acessibilidade por conta própria. Em vez disso, implante uma declaração de permissões de privacidade padrão para apps (Gerenciamento Declarativo de Dispositivos). Na primeira vez que alguém abrir o Notion após a instalação da declaração, o macOS mostrará a justificativa da sua organização e solicitará autorização de acesso.

Implante as configurações abaixo como uma declaração personalizada. Em sua ferramenta de MDM, ela deve ter escopo de usuário e ser aplicada a Macs com macOS 27 ou posterior. A chave deve incluir o requisito de código do Notion exatamente como mostrado, ou o macOS a ignorará. Você pode alterar o texto OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

No Jamf, você pode criar a mesma declaração em Projetos → Configurações de apps → Permissões de privacidade padrão para apps, usando esta chave:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Para as etapas no Jamf, consulte Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Se alguém abriu o Notion antes de a declaração chegar ao Mac, o macOS não exibirá o prompt. Para exibi-lo na próxima vez que a pessoa abrir o Notion, execute tccutil reset All notion.id nesse Mac. Isso redefine todas as permissões de privacidade do Notion nesse Mac, incluindo o acesso ao microfone, portanto, será solicitado que a pessoa as conceda novamente.

Veja o que a pré-concessão faz e o que não faz:

• Isso significa que os membros não verão o prompt de permissão do Mac.

• Isso não coleta consentimento dos participantes da reunião. Sua equipe ainda é responsável por obter o consentimento.

• Isso não ativa os nomes de quem fala automaticamente. Cada pessoa ainda precisa ativar Ativar para Zoom em Configurações → Anotações de reunião → Preferências.

O Notion pode publicar um aviso automático no chat da chamada quando alguém começa a transcrever, para que as pessoas saibam que a reunião está sendo transcrita. Você controla como isso funciona para sua equipe.

• Mensagem de chat automatizada em chamadas de vídeo: ativada por padrão para todos os membros em chamadas do Google Meet e Zoom. Os membros podem desativá-la para si mesmos, a menos que um proprietário exija isso.

• Exigir para todos: vá para Configurações → Anotações de reunião e ative Exigir consentimento de todos os membros do espaço de trabalho. Quando essa exigência está ativada, os membros não podem desativá-la.

• Definir em toda a organização: os proprietários da organização no Plano Enterprise podem definir isso para todos os espaços de trabalho no painel da organização, em Segurança → IA do Notion.

Os membros podem confirmar cada configuração por conta própria em Configurações → Anotações de reunião → Preferências.

• Google Meet: abra o complemento na barra de ferramentas do Chrome. O status deve indicar Conectado. A linha do Google Meet mostra Instalado para Google Meet assim que o Notion detecta o complemento.

• Zoom: a linha do Zoom mostra Ativado para Zoom assim que a permissão é concedida. Se alguém desativou a permissão, pode ativá-la novamente lá com Ativar para Zoom. Os nomes aparecem na próxima chamada do Zoom transcrita.