Sette opp KI-møtenotater for Google Meet og Zoom

Hvis du administrerer Notion for et team, kan du sette opp KI-møtenotater for alle, i stedet for at hver enkelt må gjøre det selv. Denne artikkelen er for eiere av arbeidsområder og IT-administratorer. Alle på teamet må fortsatt starte sin egen transkripsjon og innhente samtykke.

• Teamet ditt trenger tilgang til KI-møtenotater, som følger med Business- og Enterprise-abonnementene.

• Medlemmene må fortsatt sette opp sine egne enheter og løse problemer selv. Lær hvordan du setter opp tillegget for KI-møtenotater i Google Meet og setter opp KI-møtenotater for Zoom.

Arbeidsområdeeiere og IT-administratorer kan installere tillegget for alle i arbeidsområdet fra Googles administratorkonsoll, slik at ingen trenger å legge det til selv.

1. Logg på Googles administratorkonsoll.

2. Gå til Devices → Chrome → Apps & extensions → Users & browsers.

3. Velg + nederst i hjørnet, og velg deretter Add from Chrome Web Store.

4. Velg Search by ID øverst til høyre og lim inn ID-en til utvidelsen: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Velg Select for å legge til utvidelsen.

6. Sett installasjonspolicyen til Force install eller Force install + pin to browser toolbar.

Det er bare personen som transkriberer som trenger tillegget. Når det er installert, vises det festede chatvarselet og opptaksindikatoren i den neste Google Meet-samtalen vedkommende transkriberer, og transkriptet angir hvem som snakker.

For å vise Zoom-navn i transkriptet trenger Notion Mac-tilgangen Tilgjengelighet. Den lar Notion lese deltakerlisten og se hvem som snakker i Zoom-appen på Mac-en. Notion tar ikke opp skjermen eller leser Zoom-chatten.

Vanligvis gir hver enkelt denne tilgangen første gang de slår på talernavn i Zoom. Hvis du administrerer teamets Mac-er med et MDM-verktøy for enhetsbehandling, kan du godkjenne tilgangen på forhånd, slik at de slipper å få spørsmål om den.

Last opp konfigurasjonsprofilen til MDM-verktøyet ditt, og distribuer den til Mac-ene som skal vise talernavn i Zoom. Når profilen er installert, har Notion tilgang til Tilgjengelighet, og ingen trenger å slå på tilgangen selv.

notion-accessibility.mobileconfig

Hvis du i stedet vil opprette profilen i MDM-verktøyets egne innstillinger, oppretter du en Privacy Preferences Policy Control-profil (PPPC) med disse verdiene:

• Identifikator:notion.id

• Identifikatortype: Bundle ID

• Kodekrav:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Tjeneste: Tilgjengelighet

• Tilgang: Tillat

På macOS 27 kan ikke MDM slå på Tilgjengelighet av seg selv. Distribuer i stedet en erklæring om standardinnstillinger for appers personverntillatelser (Declarative Device Management). Første gang noen åpner Notion etter at erklæringen er installert, viser macOS organisasjonens begrunnelse og ber dem om å tillate tilgang.

Distribuer innstillingene nedenfor som en egendefinert erklæring. I MDM-verktøyet ditt må erklæringen gjelde per bruker og være begrenset til Mac-er med macOS 27 eller nyere. Nøkkelen må inneholde Notions kodekrav nøyaktig slik det er vist, ellers ignorerer macOS den. Du kan endre teksten i OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

I Jamf kan du bygge den samme erklæringen i Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, ved å bruke denne nøkkelen:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

For Jamf-trinnene, se Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Hvis noen åpnet Notion før erklæringen nådde Macen deres, vil ikke macOS vise forespørselen om tilgang. For å vise den neste gang de åpner Notion, kjør tccutil reset All notion.id på den Macen. Dette tilbakestiller alle Notions personverntillatelser på den Macen, inkludert mikrofontilgang, slik at de blir spurt om disse på nytt.

Her er hva forhåndsgodkjenningen gjør og ikke gjør:

• Det betyr at medlemmer ikke vil se forespørselen om tilgang på Macen.

• Den samler ikke inn samtykke fra møtedeltakere. Teamet ditt er fortsatt ansvarlig for å innhente samtykke.

• Den slår ikke på talernavn av seg selv. Hver person må fortsatt slå på Enable for Zoom i Settings → Meeting notes → Preferences.

Notion kan legge inn et automatisk varsel i samtalechatten når noen begynner å transkribere, slik at folk vet at møtet blir transkribert. Du kontrollerer hvordan dette fungerer for teamet ditt.

• Automatisk chatmelding i videosamtaler: Er slått på som standard for alle medlemmer i Google Meet- og Zoom-samtaler. Medlemmene kan slå den av selv, med mindre en eier krever at den er på.

• Kreve det for alle: Gå til Innstillinger → Møtenotater og slå på Håndhev samtykke for alle medlemmer i arbeidsområdet. Da kan ikke medlemmene slå av meldingen.

• Angi det for hele organisasjonen: Organisasjonseiere med Enterprise-abonnement kan angi dette for alle arbeidsområder i organisasjonskonsollen under Sikkerhet → Notion KI.

Medlemmer kan bekrefte hvert oppsett selv i Innstillinger → Møtenotater → Preferanser.

• Google Meet: Åpne tillegget fra verktøylinjen i Chrome. Statusen skal være Tilkoblet. Google Meet-raden viser Installert for Google Meet når Notion oppdager tillegget.

• Zoom: Zoom-raden viser Aktivert for Zoom når tilgangen er gitt. Hvis noen har slått av tilgangen, kan de slå den på igjen der med Aktiver for Zoom. Navnene vises i den neste Zoom-samtalen som transkriberes.