Configura gli Appunti delle riunioni con IA per Google Meet e Zoom

Se gestisci Notion per un team, puoi configurare gli appunti delle riunioni per tutti senza chiedere a ogni persona di farlo. Questo articolo è per chi è proprietario dello spazio di lavoro o si occupa dell'amministrazione IT. Ogni persona del team deve comunque avviare la propria trascrizione e ottenere il consenso.

• Il tuo team ha bisogno dell'accesso a Appunti delle riunioni con IA, disponibili con i piani Business ed Enterprise.

• I membri devono comunque configurare i propri dispositivi e risolvere eventuali problemi. Scopri come configurare il componente aggiuntivo Appunti delle riunioni con IA per Google Meet e configurare gli Appunti delle riunioni con IA per Zoom.

I proprietari dello spazio di lavoro e gli amministratori IT possono installare il componente aggiuntivo per tutti nello spazio di lavoro dalla console di amministrazione Google, così nessuno deve aggiungerlo personalmente.

1. Accedi alla console di amministrazione Google.

2. Vai su Dispositivi → Chrome → App ed estensioni → Utenti e browser.

3. Seleziona il pulsante + nell'angolo in basso, quindi scegli Aggiungi da Chrome Web Store.

4. Seleziona Cerca per ID nell'angolo in alto a destra e incolla l'ID dell'estensione: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Scegli Select per aggiungere l'estensione.

6. Imposta il criterio su Installa forzatamente o Installa forzatamente + fissa alla barra degli strumenti del browser.

Il componente aggiuntivo serve solo a chi trascrive. Una volta installato, nella successiva chiamata Google Meet trascritta compariranno l'avviso fissato nella chat e l'indicatore di registrazione. Nella trascrizione, ogni intervento sarà associato al nome di chi parla.

Per mostrare nella trascrizione i nomi dei partecipanti di Zoom, Notion ha bisogno del permesso Accessibilità sul Mac. Questo permette a Notion di leggere l'elenco dei partecipanti e vedere chi parla nell'app Zoom sul Mac. Notion non registra lo schermo né legge la chat di Zoom.

Di norma, ciascuna persona concede questo permesso la prima volta che attiva le etichette di chi parla su Zoom. Se gestisci i Mac del tuo team con uno strumento di gestione dei dispositivi (MDM), puoi approvare il permesso in anticipo, evitando che venga mostrato un prompt.

Carica questo profilo di configurazione nel tuo strumento MDM e distribuiscilo ai Mac su cui vuoi mostrare le etichette di chi parla su Zoom. Una volta installato, Notion avrà il permesso Accessibilità e non verrà chiesto di attivarlo.

notion-accessibility.mobileconfig

Per creare invece il profilo nelle impostazioni del tuo strumento MDM, crea un profilo PPPC (Privacy Preferences Policy Control) con questi valori:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

Su macOS 27, l'MDM non può attivare l'Accessibilità da solo. Distribuisci invece una dichiarazione dei valori predefiniti per le autorizzazioni di privacy dell'app (Declarative Device Management). La prima volta che qualcuno apre Notion dopo l'installazione, macOS mostra la motivazione della tua organizzazione e chiede di consentire l'accesso.

Distribuisci le impostazioni seguenti come dichiarazione personalizzata. Nel tuo strumento MDM, configura la dichiarazione per i singoli utenti e applicala ai Mac con macOS 27 o versioni successive. La chiave deve includere il requisito di firma del codice di Notion esattamente come mostrato, altrimenti macOS la ignora. Puoi modificare il testo di OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

Su Jamf, puoi creare la stessa dichiarazione in Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, utilizzando questa chiave:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Per i passaggi su Jamf, vedi Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Se Notion è stato aperto prima che la dichiarazione arrivasse sul Mac, macOS non mostrerà il prompt. Per mostrarlo alla successiva apertura di Notion, esegui tccutil reset All notion.id su quel Mac. Il comando reimposta tutti i permessi di Notion relativi alla privacy su quel Mac, incluso l'accesso al microfono: macOS chiederà di concederli di nuovo.

Ecco cosa succede, e cosa no, quando concedi il permesso in anticipo:

• Significa che i membri non vedranno il prompt di autorizzazione del Mac.

• Non raccoglie il consenso dei partecipanti alla riunione. Il tuo team deve comunque ottenerlo.

• Non attiva automaticamente i nomi di chi parla. Ogni persona deve comunque attivare Abilita per Zoom in Impostazioni → Appunti delle riunioni → Preferenze.

Quando qualcuno avvia la trascrizione, Notion può pubblicare automaticamente un avviso nella chat della chiamata per informare i partecipanti. Puoi scegliere come usare questo avviso per il tuo team.

• Messaggio automatico nella chat delle videochiamate: attivo per impostazione predefinita per tutti i membri durante le chiamate su Google Meet e Zoom. Ciascuna persona può disattivarlo, a meno che chi è proprietario dello spazio di lavoro non lo renda obbligatorio.

• Rendi il consenso obbligatorio per tutti: vai su Impostazioni → Appunti delle riunioni e attiva Imponi il consenso per tutti i membri dello spazio di lavoro. I membri non potranno disattivare questa impostazione.

• Impostalo in tutta l'organizzazione: i proprietari dell'organizzazione nel piano Enterprise possono impostarlo per ogni spazio di lavoro dalla console dell'organizzazione in Sicurezza → Notion AI.

I membri possono verificare autonomamente ogni configurazione in Impostazioni → Appunti delle riunioni → Preferenze.

• Google Meet: apri il componente aggiuntivo dalla barra degli strumenti di Chrome. Lo stato dovrebbe indicare Connesso. La riga di Google Meet mostra Installato per Google Meet una volta che Notion rileva il componente aggiuntivo.

• Zoom: la riga di Zoom mostra Abilitato per Zoom una volta concessa l'autorizzazione. Se qualcuno ha disattivato l'autorizzazione, può riattivarla da lì con Abilita per Zoom. I nomi compariranno nella successiva chiamata Zoom trascritta.