Siapkan Catatan Rapat AI untuk Google Meet & Zoom

Jika Anda mengelola Notion untuk sebuah tim, Anda dapat menyiapkan catatan rapat untuk semua orang alih-alih meminta setiap orang melakukannya sendiri. Artikel ini ditujukan untuk pemilik ruang kerja dan admin TI. Setiap orang di tim Anda tetap memulai transkripsi mereka sendiri dan bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan.

• Tim Anda memerlukan akses ke Catatan Rapat AI, yang disertakan dalam paket Business dan Enterprise plan.

• Anggota tetap menyiapkan perangkat mereka sendiri dan memperbaiki masalah mereka sendiri. Pelajari cara menyiapkan Add-on Catatan Rapat AI untuk Google Meet dan menyiapkan Catatan Rapat AI untuk Zoom.

Pemilik ruang kerja dan admin TI dapat menginstal add-on untuk semua orang di ruang kerja dari konsol Google Admin, sehingga tidak ada yang perlu menambahkannya sendiri.

1. Masuk ke konsol Google Admin.

2. Buka Perangkat → Chrome → Aplikasi & ekstensi → Pengguna & browser.

3. Pilih tombol + di sudut bawah, lalu pilih Tambahkan dari Chrome Web Store.

4. Pilih Cari berdasarkan ID di sudut kanan atas dan tempel ID ekstensi: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Klik Pilihan untuk menambahkan ekstensi.

6. Tetapkan kebijakan ke Instal paksa atau Instal paksa + sematkan ke toolbar browser.

Hanya orang yang melakukan transkripsi yang memerlukan add-on ini. Setelah diinstal, panggilan Google Meet mereka berikutnya yang ditranskripsikan akan menampilkan pemberitahuan chat yang disematkan dan indikator perekaman, serta transkrip mereka akan melabeli setiap pembicara.

Untuk mencantumkan nama Zoom orang-orang di transkrip, Notion memerlukan satu izin Mac yang disebut Aksesibilitas. Izin ini memungkinkan Notion membaca daftar peserta Zoom dan melihat siapa yang berbicara dari aplikasi Zoom di Mac. Notion tidak merekam layar atau membaca chat Zoom.

Biasanya setiap orang memberikan izin ini saat pertama kali mengaktifkan label pembicara Zoom. Jika Anda mengelola Mac tim Anda dengan alat manajemen perangkat (MDM), Anda dapat memberikan persetujuan terlebih dahulu agar mereka tidak melihat permintaan izin.

Unggah profil konfigurasi ini ke alat MDM Anda dan terapkan ke Mac yang akan menggunakan label pembicara Zoom. Setelah profil terinstal, Notion mendapat akses Aksesibilitas dan pengguna tidak diminta untuk mengaktifkannya.

notion-accessibility.mobileconfig

Jika ingin membuat profil langsung melalui pengaturan alat MDM Anda, buat profil Privacy Preferences Policy Control (PPPC) dengan nilai berikut:

• Identifier:notion.id

• Identifier type: Bundle ID

• Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service: Accessibility

• Access: Allow

Pada macOS 27, MDM tidak dapat mengaktifkan Aksesibilitas dengan sendirinya. Sebagai gantinya, terapkan deklarasi pengaturan izin privasi aplikasi bawaan (Declarative Device Management). Saat seseorang pertama kali membuka Notion setelah deklarasi diterapkan, macOS menampilkan alasan organisasi Anda dan meminta mereka mengizinkan akses.

Terapkan pengaturan di bawah sebagai deklarasi kustom. Di alat MDM Anda, deklarasi ini harus ditetapkan untuk pengguna dan hanya berlaku pada Mac yang menjalankan macOS 27 atau lebih baru. Kunci tersebut harus menyertakan persyaratan kode Notion persis seperti yang ditampilkan; jika tidak, macOS akan mengabaikannya. Anda dapat mengubah teks OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

Di Jamf, Anda dapat membuat deklarasi yang sama di Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, menggunakan kunci ini:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Untuk langkah-langkah Jamf, lihat Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Jika seseorang membuka Notion sebelum deklarasi sampai ke Mac mereka, macOS tidak akan menampilkan permintaan izin tersebut. Agar permintaan itu muncul saat mereka membuka Notion lagi, jalankan proses pengaturan ulang di Mac tersebut dengan perintah tccutil reset All notion.id. Proses ini mengatur ulang semua izin privasi Notion di Mac tersebut, termasuk akses mikrofon, sehingga mereka akan diminta memberikan izin itu lagi.

Berikut yang terjadi dan tidak terjadi jika izin diberikan terlebih dahulu:

• Ini berarti anggota tidak akan melihat permintaan izin Mac.

• Ini tidak mengumpulkan persetujuan dari peserta rapat. Tim Anda tetap bertanggung jawab untuk mendapatkan persetujuan.

• Ini tidak mengaktifkan nama pembicara secara otomatis. Setiap orang tetap harus mengaktifkan Aktifkan untuk Zoom di Pengaturan → Catatan rapat → Preferensi.

Notion dapat mengirimkan pemberitahuan otomatis di obrolan panggilan saat seseorang mulai melakukan transkripsi, sehingga orang-orang tahu bahwa rapat sedang ditranskripsikan. Anda mengontrol cara kerja fitur ini untuk tim Anda.

• Pesan obrolan otomatis dalam panggilan video: aktif secara default untuk setiap anggota dalam panggilan Google Meet dan Zoom. Anggota dapat menonaktifkannya untuk diri mereka sendiri kecuali jika pemilik mewajibkannya.

• Wajibkan untuk semua orang: buka Pengaturan → Catatan rapat dan aktifkan Terapkan persetujuan untuk semua anggota ruang kerja. Saat Anda mewajibkannya, anggota tidak dapat menonaktifkannya.

• Atur di seluruh organisasi: pemilik organisasi pada Enterprise plan dapat mengatur ini untuk setiap ruang kerja dari konsol organisasi di bawah Keamanan → Notion AI.

Anggota dapat mengonfirmasi setiap pengaturan sendiri di Pengaturan → Catatan rapat → Preferensi.

• Google Meet: buka add-on dari toolbar Chrome. Status seharusnya bertuliskan Tersambung. Baris Google Meet menampilkan Diinstal untuk Google Meet setelah Notion mendeteksi add-on tersebut.

• Zoom: baris Zoom menampilkan Diaktifkan untuk Zoom setelah izin diberikan. Jika seseorang menonaktifkan izin tersebut, mereka dapat mengaktifkannya kembali di sana dengan Aktifkan untuk Zoom. Nama akan muncul di panggilan Zoom mereka berikutnya yang ditranskripsikan.