הגדרת AI Meeting Notes עבור Google Meet ו-Zoom

במסמך העזרה הזה

איך בעלי סביבות עבודה ומנהלי IT יכולים להגדיר סיכומי פגישה לכל הצוות ב-Google Meet וב-Zoom.

אם אתם מנהלים את Notion עבור צוות, תוכלו להגדיר סיכומי פגישה לכולם במקום לבקש מכל אחד לעשות זאת בעצמו. המאמר מיועד לבעלי סביבות עבודה ולמנהלי IT. כל אחד מחברי הצוות עדיין מתחיל את התמלול שלו בעצמו ואחראי לקבלת הסכמה.

בעלי סביבות עבודה ומנהלי IT יכולים להתקין את התוסף עבור כולם בסביבת העבודה מתוך מסוף הניהול של Google, כך שאף אחד לא צריך להוסיף אותו בעצמו.

  1. יש להיכנס למסוף הניהול של Google.

  2. יש לעבור אל Devices → Chrome → Apps & extensions → Users & browsers.

  3. יש ללחוץ על הלחצן + בפינה התחתונה ואז לבחור באפשרות Add from Chrome Web Store.

  4. יש לבחור באפשרות Search by ID בפינה הימנית העליונה ולהדביק את מזהה התוסף: bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

  5. להוספת התוסף, יש לבחור באפשרות Select.

  6. יש להגדיר את המדיניות כ-Force install או כ-Force install + pin to browser toolbar.

רק מי שמתמלל זקוק לתוסף. לאחר ההתקנה, בשיחת Google Meet הבאה שיתמלל יופיעו הודעת הצ'אט המוצמדת ומחוון ההקלטה, ובתמלול יופיע שם ליד כל דובר.

כדי להוסיף לתמלול את שמות המשתתפים ב-Zoom, ‏Notion זקוקה להרשאת Mac אחת בשם Accessibility. ההרשאה מאפשרת ל-Notion לקרוא את רשימת המשתתפים ולזהות מי מדבר באפליקציית Zoom ב-Mac. ‏Notion אינה מקליטה את המסך ואינה קוראת את הצ'אט ב-Zoom.

בדרך כלל, כל אחד מעניק את ההרשאה הזו בפעם הראשונה שהוא מפעיל תוויות דוברים ב-Zoom. אם אתם מנהלים את מחשבי ה-Mac של הצוות באמצעות כלי לניהול מכשירים (MDM), תוכלו לאשר את ההרשאה מראש כדי שלא תופיע בקשת אישור.

עבור macOS 26 ומטה

יש להעלות את פרופיל התצורה הזה לכלי ה-MDM שלכם ולפרוס אותו במחשבי ה-Mac שבהם נדרשות תוויות דוברים ב-Zoom. לאחר ההתקנה, ל-Notion תהיה הרשאת Accessibility ואיש לא יתבקש להפעיל אותה.

notion-accessibility.mobileconfig

ליצירת הפרופיל בהגדרות של כלי ה-MDM שלכם במקום זאת, יש ליצור פרופיל Privacy Preferences Policy Control (PPPC) עם הערכים הבאים:

  • Identifier:notion.id

  • Identifier type: Bundle ID

  • Code requirement:identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

  • Service: Accessibility

  • Access: Allow

עבור macOS 27 ואילך

ב-macOS 27,‏ MDM לא יכול להפעיל את הרשאת Accessibility בעצמו. במקום זאת, יש לפרוס הצהרת ברירות מחדל להרשאות פרטיות של אפליקציות (Declarative Device Management). בפעם הראשונה שמישהו יפתח את Notion לאחר התקנת ההצהרה, macOS תציג את הנימוק של הארגון שלכם ותבקש ממנו לאשר גישה.

יש לפרוס את ההגדרות שלהלן כהצהרה מותאמת אישית. בכלי ה-MDM שלכם, ההצהרה חייבת להיות מוגדרת ברמת המשתמש ולחול על מחשבי Mac עם macOS 27 ואילך. המפתח חייב לכלול את דרישת הקוד של Notion בדיוק כפי שמוצג, אחרת macOS תתעלם ממנו. אפשר לשנות את הטקסט של OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

{ "Type": "com.apple.configuration.app.settings", "Identifier": "notion.app-settings.privacy", "ServerToken": "version-1", "Payload": { "Privacy": { "PermissionDefaults": { "notion.id {identifier \"notion.id\" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}": { "OrganizationJustification": "Notion משתמשת בנגישות כדי לתייג מי מדבר בסיכומי פגישות ב-Zoom.", "Accessibility": "Allow" } } } } }

ב-Jamf, אפשר לבנות את אותה הצהרה ב-Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, באמצעות המפתח הזה:

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

לשלבי ההגדרה ב-Jamf, אפשר לעיין ב-Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

אם מישהו פתח את Notion לפני שההצהרה הגיעה ל-Mac שלו, macOS לא תציג את בקשת ההרשאה. כדי להציג אותה בפעם הבאה שיפתח את Notion, יש להריץ tccutil reset All notion.id באותו Mac. הפעולה מאפסת את כל הרשאות הפרטיות של Notion באותו Mac, כולל הגישה למיקרופון, ולכן יהיה צורך לאשר אותן שוב.

הנה מה שהענקת הרשאה מראש עושה ומה לא:

  • המשמעות היא שחברי הצוות לא יקבלו בקשת הרשאה ב-Mac.

  • זה לא אוסף הסכמה ממשתתפי פגישות. הצוות שלכם עדיין אחראי לקבלת הסכמה.

  • הפעולה לא מפעילה את הצגת שמות הדוברים באופן אוטומטי. כל אחד עדיין צריך להפעיל את Enable for Zoom ב-הגדרות → סיכומי פגישה → העדפות.

Notion יכולה לפרסם הודעה אוטומטית בצ'אט של השיחה כאשר מישהו מתחיל לתמלל, כדי שאנשים ידעו שהפגישה מתומללת. אתם שולטים באופן שבו זה עובד עבור הצוות שלכם.

  • הודעת צ'אט אוטומטית בשיחות וידאו: מופעלת כברירת מחדל לכל חברי סביבת העבודה בשיחות Google Meet ו-Zoom. כל אחד יכול להשבית אותה לעצמו, אלא אם בעלי סביבת העבודה מחייבים את הפעלתה.

  • הפעלה חובה לכולם: יש לעבור אל הגדרות → סיכומי פגישה ולהפעיל את אכיפת הסכמה עבור כל חברי סביבת העבודה. כשהאפשרות מופעלת כחובה, חברי סביבת העבודה לא יכולים להשבית אותה.

  • הגדרה ברמת הארגון: בעלי ארגון בתוכנית Enterprise יכולים להגדיר זאת עבור כל סביבת עבודה מקונסולת הארגון תחת אבטחה → Notion AI.

חברים יכולים לאשר כל הגדרה בעצמם ב-הגדרות → סיכומי פגישות → העדפות.

  • Google Meet: אפשר לפתוח את התוסף מסרגל הכלים של Chrome. הסטטוס אמור להציג מחובר. בשורה של Google Meet יופיע מותקן עבור Google Meet ברגע ש-Notion תזהה את התוסף.

  • Zoom: בשורה של Zoom יופיע מופעל עבור Zoom לאחר מתן ההרשאה. אם ההרשאה הושבתה, אפשר להפעיל אותה מחדש שם באמצעות הפעלה עבור Zoom. השמות יופיעו בשיחת ה-Zoom המתומללת הבאה.

מתן משוב

האם המשאב הזה היה שימושי?