חיבור הסוכנים שלכם ל-Google Drive (בטא)

ניתן לחבר את סוכן Notion או את הסוכנים בהתאמה אישית שלכם ל-Google Drive כדי שיוכלו לחפש, לקרוא, לכתוב ולעדכן קבצים בזמן אמת.

החיבור משויך למי שהגדיר אותו. כשהסוכן שלכם משתמש ב-Google Drive, הוא בודק את ה-Drive שלכם בזמן אמת. Notion לא שומרת דבר ולא מוסיפה דבר לאינדקס. הסוכן יכול לגשת רק לקבצים שבבעלותכם, לקבצים ששותפו איתכם ולכוננים משותפים שיש לכם גישה אליהם.

• יש לוודא שאפשר להיכנס לחשבון Google שבו תרצו להשתמש.

• עליכם להיות חברים בסביבת העבודה (לא אורחים), ו-Notion AI צריך להיות מופעל עבור סביבת העבודה שלכם.

• ייתכן שהבעלים של Google Workspace יצטרכו לאשר סוכנים בהתאמה אישית עבור Drive לפני שתוכלו להתחבר. אם Google Drive לא מאושר עבור סביבת העבודה שלכם, אפשר לבקש מהבעלים שלה לאשר אותו. כשבעלים של סביבת עבודה מתחברים, Google Drive מאושר עבורה באופן אוטומטי.

• יש לעיין בהרשאות ש-Google מציגה לפני מתן גישה.

• אם סביבת העבודה שלכם מגבילה את החיבורים המותרים, ייתכן שבעל סביבת העבודה יצטרך להפעיל את Google Drive עבור סוכנים בהתאמה אישית.

• חיבור סוכנים בהתאמה אישית ל-Google Drive שונה מ-מחבר ה-Google Drive של Notion AI המיועד ל-סוכן Notion.

ישנן שתי דרכים לחבר את Google Drive. ניתן לחבר את חשבון ה-Google שלכם פעם אחת מתוך ההגדרות, ולאחר מכן להוסיף אותו לכל סוכן. לחלופין, ניתן להוסיף את Google Drive בזמן עבודה על סוכן ספציפי.

חיבור מתוך ההגדרות

כך אפשר לגשת ל-Google Drive דרך סוכן Notion ולהשתמש באותו חשבון Google עם יותר מסוכן אחד.

1. יש לעבור אל הגדרות → חיבורים.

2. נבחר ב-Google Drive.

3. נבחר ב-החשבון שלכם → חיבור חשבון Google Drive שלכם.

4. נבחר ב-גישה מוגבלת או ב-גישה מלאה, ולאחר מכן ב-חיבור.

5. לאחר קריאת התזכורת, נבחר ב-המשך ל-Google.

6. יש להיכנס לחשבון Google שבו תרצו להשתמש.

7. במסך הבא של Google, יש לסמן את כל התיבות של Drive. אם יהיו תיבות ללא סימון, לא ניתן יהיה לבצע הרצה של הסוכנים שלכם.

חשבון ה-Google שלכם מחובר כעת ל-Notion. ניתן להוסיף את Google Drive לכל סוכן בהתאמה אישית מתוך הגדרות הכלים והגישה שלו.

חיבור מתוך סוכן

1. יש לפתוח את הסוכן בהתאמה אישית שברצונכם לעדכן.

   • סוכן Notion משתמש בחשבון ה-Google שאתם מחברים ב-

     הגדרות → חיבורים. אין צורך להגדיר דבר נוסף בסוכן Notion.

2. יש לעבור אל הגדרות → כלים וגישה של הסוכן.

3. נבחר ב-+ הוספת חיבור → Google Drive.

4. יש לפעול לפי השלבים כדי להיכנס ל-Google ולאשר גישה. במסך הבא של Google יש לסמן את כל התיבות של Drive. אם תיבה כלשהי תישאר ללא סימון, לא תתאפשר הרצה של הסוכנים שלכם.

   • אופציונלי: בחירה של כוננים משותפים או תיקיות מסוימות כדי להגביל את הגישה של הסוכן.

5. נבחר ב-שמירה.

לאחר החיבור, תוכלו לבחור בדיוק למה הסוכן שלכם יכול לגשת. בהגדרות כלים וגישה של הסוכן, אפשר לבחור את קובצי ה-Drive או התיקיות שהסוכן יוכל להציג ו/או לערוך.

כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר, כדאי לציין את Google Drive בהוראות של הסוכן בהתאמה אישית שלכם או בהנחיה לסוכן Notion כשרוצים שיחפש קובצי Drive או יעדכן אותם.

כשתוסיפו את Google Drive, תבחרו כמה הסוכן יוכל לעשות. תוכלו לשנות זאת מאוחר יותר.

• גישה מוגבלת: הסוכן שלכם יכול לקרוא כל קובץ שלמשתמש יש הרשאה לקרוא, אבל יכול לערוך רק קבצים שהוא יצר או שהמשתמש בחר.

• גישה מלאה: לסוכן שלכם יש אותן הרשאות Drive כמו למשתמש. הוא יכול לקרוא ולערוך כל קובץ שלמשתמש יש הרשאה לקרוא ולערוך.

רמת הגישה שלכם חלה על כל הסוכנים שלכם. כדי לשנות אותה, אפשר לחבר מחדש את Google Drive ולבחור ב-עדכון הגישה ל-Drive. סוכן Notion תמיד משתמש ברמת הגישה המלאה שלכם. כדי להגביל סוכן בהתאמה אישית לקבצים או לתיקיות מסוימים, יש להשתמש בהגדרות כלים וגישה שלו.

Google מבקשת מכם לאשר גישה: זהו חלק רגיל מתהליך ההגדרה. אפשר לבחור את חשבון Google הרצוי, לעיין בבקשת הגישה ולהמשיך. לאחר מכן Google מציגה את הרשאות ה-Drive בהתאם לרמת הגישה שבחרתם. החיבור הושלם כש-Notion מציינת ש-Google Drive מחובר.

ייתכן שלא תזדקקו לבדיקה של מנהל מערכת: סביבות עבודה רבות של Google מאפשרות לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. אם מנהל המערכת שלכם לא הגדיר כלל מיוחד עבור סוכנים בהתאמה אישית ל-Drive, ייתכן שתוכלו להתחבר מיד. ברגע שמנהל מערכת מגדיר כלל עבור האפליקציה, הכלל הזה הוא הקובע.

Notion מציינת "מחובר" אבל לא התבקשתם להיכנס ל-Google: ייתכן ש-Notion משתמשת בחיבור קודם שלכם ל-Google Drive. זה תקין כל עוד החיבור עובד. אם נעשה שימוש בחשבון Google הלא נכון, או אם Drive לא עובד, יש להסיר את Google Drive דרך כלים וגישה, להתחבר שוב ולבחור בחשבון הרצוי.

ניתן להסיר את Google Drive מכל סוכן שמשתמש בו, או מסוכן אחד בלבד.

הסרת החשבון שלכם מכל הסוכנים

פעולה זו מנתקת את חשבון ה-Google שלכם מכל סוכן שהשתמש בו.

• יש לעבור אל הגדרות → חיבורים, ולאחר מכן נבחר ב-Google Drive.

• נבחר ב-החשבון שלכם.

• לצד החשבון המחובר שלכם, נבחר ב-ניתוק ונאשר.

הסרת Google Drive מסוכן אחד

1. יש לפתוח את הסוכן ולעבור אל כלים וגישה.

2. נבחר בשלוש הנקודות לצד החיבור ל-Google Drive.

3. נבחר ב-ניתוק.

בעת חיבור סוכן בהתאמה אישית ל-Google Drive, אפשר להגדיר טריגר כדי שהסוכן יבדוק אם חלו שינויים ב-Google Drive. לשם כך, מפנים אותו לתיקייה (או לקישור ל-Drive) ובוחרים באיזו תדירות יבדוק. אם משהו משתנה, הסוכן יזהה את השינוי ותתבצע הרצה. אפשר לעקוב אחר תיקייה או כונן משותף. המעקב חל רק על קבצים שנמצאים ישירות בתוך התיקייה. שינויים בתיקיות משנה לא יפעילו את הסוכן, ואי אפשר לעקוב אחר כל My Drive.

אפשר לנסות אחת מההנחיות הבאות כדי לבדוק את החיבור של הסוכן שלכם ל-Google Drive:

• "לחפש ב-Google Drive את 'roadmap' ולספר לי מה נמצא."

• "ליצור מסמך Google בשם 'Weekly recap' עם סיכום קצר של השבוע הזה."

לאחר החיבור ל-Google Drive, הסוכן שלכם יכול:

• חיפוש ב-Docs, Sheets ו-Slides שיש לכם גישה אליהם.

• עריכת Google Docs, Sheets ו-Slides קיימים, בהתאם לגישה שאתם מעניקים. עבור קבצים אחרים, כמו קובצי PDF או מסמכי Word, הסוכן שלכם יכול לשמור גרסה מעודכנת כקובץ חדש.

• העתקה, העברה, שינוי שם והעברת קבצים לפח האשפה.

• קריאה וסיכום של תוכן קבצים בזמן אמת.

• קריאת הטקסט של קובץ PDF.

• יצירת מסמכים, גיליונות עבודה, מצגות ותיקיות חדשים.

• פעולה לפי טריגר כאשר קבצים מתעדכנים.

סוגי קבצים שהסוכן שלכם יכול לעבוד איתם

הסוכן שלכם יכול לקרוא Google Docs, Sheets ו-Slides, בנוסף לקובצי PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV וקובצי טקסט פשוט (כולל HTML, JSON, XML ו-YAML). קבצים שהועלו, כמו קובצי PDF וקובצי Office, יכולים להיות בגודל של עד 10 MB. עבור Google Docs, Sheets או Slides גדולים מאוד, הסוכן שלכם עשוי לקרוא רק חלק מהקובץ בכל פעם.

הסוכן לא יכול לקרוא Google Drawings, Google Maps, Google Forms, תמונות, וידאו, אודיו או קובצי zip. אם מפנים אותו לאחד מהם, הוא יודיע שאי אפשר לפתוח את הקובץ. במקרה של Google Drawings וסוגי קבצים אחרים של Google, הוא יבקש לפתוח את הקובץ ב-Google Drive במקום זאת.

לסוכן שלכם יש גישה רק למה שחשבון Google המחובר יכול לגשת אליו. אם החשבון מאבד גישה לקובץ או לתיקייה, גם הסוכן מאבד את הגישה.

עורכים יכולים להסיר את החיבור ל-Google Drive של סוכן בהתאמה אישית. רק מי שחיברו את הסוכן ל-Google Drive יכולים להרחיב את הגישה שלו, למשל על ידי הוספת תיקיות.

מומלץ להגביל את הגישה לכוננים המשותפים או לתיקיות שהסוכן בהתאמה אישית שלכם צריך. כך הסוכן יכול להישאר ממוקד והסיכון פוחת.

כשסוכן בהתאמה אישית משותף, כל מי שיש להם גישה אליו יכולים לחפש ב-Google Drive המחובר.

• להתחבר ליותר מחשבון Google אחד לכל סוכן.

• החיבור הזה פועל רק עם קבצים ב-Google Workspace שלכם. אם קובץ שותף מתוך Google Workspace אחר, הסוכן בהתאמה אישית לא יוכל לגשת אליו.

• אם הסוכן בהתאמה אישית משותף, כל מי שיכול להשתמש בסוכן יכול גם לחפש ב-Drive שאליו הוא מחובר.

"מנהל המערכת של המוסד שלכם צריך לבדוק את האפליקציה הזו"

ההודעה הזו מופיעה כשהארגון שלכם לא אישר הרשאה אחת או יותר שהאפליקציה צריכה. רק מנהלי מערכת יכולים לפתור את הבעיה.

1. נבחר באפשרות בקשת גישה.

2. מנהל המערכת של Google Workspace בארגון שלכם מקבל את הבקשה תחת אפליקציות הממתינות לבדיקה.

3. אפשר לנסות להתחבר שוב אחרי שמנהל המערכת שלכם יאשר את האפליקציה ואת כל ההרשאות שלה.

"גישה חסומה: שגיאת הרשאה"

ההודעה הזו מופיעה כשמנהל המערכת שלכם חוסם את האפליקציה עבור החשבון או הקבוצה שלכם. יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace בארגון שלכם. כדי שתוכלו להתחבר, עליו לאשר את Custom Agents For Drive עבור הקבוצה שלכם.

זה עבד קודם אבל הפסיק

ייתכן שהגישה שלכם ל-Google פגה או הושבתה, או שמנהל המערכת שלכם שינה כלל.

1. אפשר להתחבר מחדש ל-Google Drive דרך כלים וגישה.

2. אם Google מציגה חסימה שהגדיר מנהל המערכת, יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace בארגון שלכם.

3. אם Google מאפשרת לכם להיכנס אבל Notion עדיין לא מצליח להתחבר, יש לפנות לתמיכה של Notion ולשתף את הודעת השגיאה שמופיעה.

כדי לאפשר למישהו להתחבר, יש לאשר את Custom Agents For Drive לקבוצה שלו (היחידה הארגונית) ולאשר את כל הרשאות Google שרמת הגישה שלו דורשת.

איך Google מחליטה אילו אפליקציות אנשים יכולים לחבר

במסוף הניהול שלכם, תחת בקרות API → הגדרות → אפליקציות צד שלישי שלא הוגדרו, הגדרת ברירת המחדל מאפשרת לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. בהגדרה הזו, אפשר לחבר את Custom Agents For Drive ללא בדיקה שלכם, כל עוד לא הגדרתם לו כלל נפרד.

ההגדרות האחרות מאפשרות רק פרטי כניסה בסיסיים ל-Google, או חוסמות את כל האפליקציות החדשות. כל כלל שתגדירו לאפליקציה מסוימת גובר על ברירת המחדל. אורחים מנוהלים דרך הקבוצה שלהם.

הגדרה זו מכסה גישת כניסה לאפליקציה. התקנות מ-Google Workspace Marketplace מנוהלות בנפרד.

הגדרת Notion Agents עבור Drive

הגדרת האפליקציה בעצמכם מאפשרת לאנשים להתחבר גם כשאפליקציות חדשות מוגבלות לכניסה בסיסית או חסומות.

1. לפתיחת מסוף הניהול → אבטחה → בקרת גישה ונתונים → בקרות API → בקרת גישה לאפליקציות.

2. פותחים את 'אפליקציות מוגדרות' ואז נבחר באפשרות הגדרת אפליקציה חדשה.

3. חיפוש באמצעות מזהה הלקוח המדויק הזה של OAuth:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. לבחור את הקבוצות שחבריהן צריכים להיות מסוגלים להתחבר.

5. אפשר לבחור באפשרות מהימן כדי לאשר את כל ההרשאות שהאפליקציה מבקשת, או לבחור באפשרות נתוני Google ספציפיים ולכלול את כל הרשאות Drive והכניסה באמצעות Google שהחיבור דורש.

6. לאחר בדיקת הבחירות, נבחר באפשרות סיום.

7. יש לבקש ממי שמתחברים לנסות שוב לאחר שהשינוי ייכנס לתוקף.

בדיקת בקשת אפליקציה

כשבודקים בקשה, יש לוודא ש:

• האפליקציה היא Custom Agents For Drive.

• היא מורשית עבור הקבוצה של המשתמש.

• כל ההרשאות ל-Drive ולכניסה באמצעות Google מאושרות.

• שכלל של קבוצת משנה לא חוסם אותה בלי שהדבר גלוי.

עבור נתוני Google ספציפיים, נבחר את כל ההרשאות שהחיבור מבקש.

שינויים ב-Google Workspace עשויים לקחת זמן. יש לבקש ממי שמתחברים לנסות שוב לאחר שהשינוי ייכנס לתוקף.