Configurer les Notes de réunion IA pour Google Meet et Zoom

Si vous gérez Notion pour une équipe, vous pouvez configurer les Notes de réunion pour tout le monde au lieu de demander à chaque personne de le faire elle-même. Cet article s’adresse aux propriétaires de l’espace de travail et aux admins informatiques. Chaque membre de votre équipe lance toujours sa propre transcription et doit obtenir le consentement des personnes concernées.

• Votre équipe doit avoir accès aux Notes de réunion IA, incluses dans les forfaits Business et Enterprise.

• Les membres configurent toujours leurs propres appareils et résolvent leurs propres problèmes. Découvrez comment configurer le module complémentaire Notes de réunion IA pour Google Meet et configurer les Notes de réunion IA pour Zoom.

Les propriétaires de l’espace de travail et les admins informatiques peuvent installer le module complémentaire pour tous les membres de l’espace de travail depuis la console d’administration Google. Chaque membre n’aura ainsi pas à l’ajouter de son côté.

1. Connectez-vous à la console d'administration Google.

2. Accédez à Appareils → Chrome → Applications et extensions → Utilisateurs et navigateurs.

3. Sélectionnez le bouton + dans le coin inférieur, puis choisissez Ajouter depuis le Chrome Web Store.

4. Sélectionnez Chercher par ID dans le coin supérieur droit et collez l'ID de l'extension : bmfgmiihbljnfndmpdffjfliciaddbfc.

5. Choisissez Select pour ajouter l'extension.

6. Définissez la règle sur Installation forcée ou Installation forcée + épingler à la barre d'outils du navigateur.

Seule la personne qui transcrit a besoin du module complémentaire. Une fois installé, son prochain appel Google Meet transcrit affiche la notification de discussion épinglée et l'indicateur d'enregistrement, et sa transcription identifie chaque intervenant.

Pour afficher les noms des participants Zoom sur la transcription, Notion a besoin d'une autorisation Mac appelée Accessibilité. Elle permet à Notion de lire la liste des participants Zoom et de voir qui parle dans l'application Zoom sur Mac. Notion n'enregistre pas l'écran et ne lit pas la discussion Zoom.

Normalement, chaque personne accorde cette autorisation la première fois qu'elle active les noms des intervenants Zoom. Si vous gérez les Mac de votre équipe avec un outil de gestion des appareils (MDM), vous pouvez l'approuver à l'avance afin que les utilisateurs ne voient pas de demande.

Téléchargez ce profil de configuration sur votre outil MDM et déployez-le sur les Mac devant bénéficier des noms des intervenants Zoom. Une fois installé, Notion dispose de l'accès Accessibilité et les utilisateurs ne sont pas invités à l'activer.

notion-accessibility.mobileconfig

Pour créer le profil dans les paramètres de votre propre outil MDM, créez un profil de contrôle des préférences de confidentialité (PPPC) avec ces valeurs :

• Identifiant :notion.id

• Type d’identifiant : Bundle ID

• Exigence de code :identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D

• Service : Accessibilité

• Accès : Autoriser

Sur macOS 27, le MDM ne peut pas activer l’autorisation Accessibilité de lui-même. Déployez plutôt une déclaration de valeurs par défaut pour les autorisations de confidentialité des applications (Gestion déclarative des appareils). La première fois qu’une personne ouvre Notion après son installation, macOS affiche la raison de votre organisation et lui demande d’autoriser l’accès.

Déployez les paramètres ci-dessous en tant que déclaration personnalisée. Dans votre outil MDM, elle doit être définie au niveau de l'utilisateur et appliquée aux Mac sous macOS 27 ou version ultérieure. La clé doit inclure l'exigence de code de Notion exactement telle qu'elle est indiquée, sinon macOS l'ignorera. Vous pouvez modifier le texte OrganizationJustification.

notion-accessibility-permission-defaults.json

Sur Jamf, vous pouvez créer la même déclaration dans Blueprints → App Settings → App privacy permission defaults, en utilisant cette clé :

notion.id {identifier "notion.id" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = LBQJ96FQ8D}

Pour les étapes sur Jamf, consultez Deploying App Privacy Permission Defaults in macOS 27 →

Si une personne a ouvert Notion avant que la déclaration n'atteigne son Mac, macOS n'affichera pas l'invite. Pour l'afficher la prochaine fois qu'elle ouvrira Notion, exécutez tccutil reset All notion.id sur ce Mac. Cela réinitialise toutes les autorisations de confidentialité de Notion sur ce Mac, y compris l'accès au microphone, de sorte que ces autorisations lui seront à nouveau demandées.

Voici ce que l'octroi préalable fait et ne fait pas :

• Cela signifie que les membres ne verront pas l'invite d'autorisation du Mac.

• Cela ne recueille pas le consentement des participants à la réunion. Votre équipe reste responsable de l'obtention du consentement.

• Cela n’active pas automatiquement les noms des intervenants. Chaque personne doit encore activer Activer pour Zoom dans Paramètres → Notes de réunion → Préférences.

Notion peut publier une notification automatique dans la discussion de l'appel lorsque quelqu'un commence à transcrire, afin que les participants sachent que la réunion est en cours de transcription. Vous contrôlez la manière dont cela fonctionne pour votre équipe.

• Message automatisé dans la discussion des appels vidéo : activé par défaut pour chaque membre lors des appels Google Meet et Zoom. Les membres peuvent le désactiver, sauf si un Propriétaire l’exige.

• L’exiger pour tout le monde : accédez à Paramètres → Notes de réunion et activez Appliquer le consentement pour tous les membres de l’espace de travail. Les membres ne pourront alors plus le désactiver.

• Le définir à l’échelle d’une organisation : les propriétaires d’organisation titulaires du forfait Enterprise peuvent définir ce paramètre pour chaque espace de travail depuis la console d’organisation, sous Sécurité → IA de Notion.

Les membres peuvent vérifier chaque configuration dans Paramètres → Notes de réunion → Préférences.

• Google Meet : ouvrez le module complémentaire depuis la barre d’outils Chrome. L’état doit indiquer Connecté. La ligne Google Meet affiche Installé pour Google Meet une fois que Notion détecte le module complémentaire.

• Zoom : la ligne Zoom affiche Activé pour Zoom une fois l’autorisation accordée. Si l’autorisation a été désactivée, réactivez-la ici avec Activer pour Zoom. Les noms apparaîtront lors du prochain appel Zoom transcrit.